خرجتم من الاجتماع بعشر نقاط مبعثرة في دفتر، وكل واحد فهم القرار على طريقته. هذه خمسة أوامر ترتب الفوضى قبل أن تتحول إلى سوء فهم. الصق ملاحظاتك أو تفريغ التسجيل في مكان [الملاحظات] وانطلق.
محضر رسمي من ملاحظات خام
حوّل الملاحظات التالية إلى محضر اجتماع رسمي بالعربية الفصحى. استخدم العناوين: الحضور، جدول الأعمال، النقاشات، القرارات، المهام. لا تضف أي معلومة غير موجودة في الملاحظات، وإن نقصك شيء فاكتب "غير مذكور". [الملاحظات]
مناسب حين يُطلب المحضر ممن لم يحضر. عبارة «غير مذكور» تمنع النموذج من تعبئة الفراغ بتخمين.
جدول بالمهام والمسؤول والموعد
من الملاحظات أدناه، استخرج كل المهام في جدول بأعمدة: المهمة، المسؤول، الموعد، الأولوية. إن لم يُذكر المسؤول أو الموعد فاترك الخلية فارغة وأضف في آخر الجدول قائمة بأسئلة أحتاج أن أسألها للفريق. [الملاحظات]
الأسئلة المتبقية هي الجزء الأنفع: ترى فورًا ما لم يُحسم في الاجتماع.
ملخص لمن غاب في خمسة أسطر
اكتب ملخصًا لزميل لم يحضر الاجتماع، في خمسة أسطر كحد أقصى: ما الذي تقرر، وما المطلوب منه تحديدًا، وما الموعد الأقرب. ابدأ بالمطلوب منه. [الملاحظات]
غيّر «خمسة أسطر» إلى ما يناسب قارئك، ويصلح الأمر نفسه لمدير ليس لديه وقت.
القرارات والنقاط المعلّقة
افصل في قائمتين: (1) قرارات اتُّخذت بوضوح، (2) نقاط نوقشت ولم تُحسم. لكل نقطة معلّقة اذكر من يملك قرارها وما الذي ينقصه لاتخاذه. اقتبس من الملاحظات الجملة التي بنيت عليها كل قرار. [الملاحظات]
الاقتباس مقصود: يجعلك تراجع مصدر كل بند بسرعة بدل أن تثق بالصياغة.
رسالة المتابعة بالبريد
اكتب بريدًا مهنيًا قصيرًا إلى الحضور يلخص قرارات الاجتماع ويذكّر كل شخص بمهمته وموعدها. نبرة ودودة ومباشرة، وأقل من 150 كلمة، ومع سطر موضوع مناسب. [الملاحظات]
حيلة تضبط الدقة: إن كانت الملاحظات طويلة فالصقها أولًا ثم اكتب تعليماتك بعدها (بدّل ترتيب الأوامر أعلاه)، وإن كان النص طويلًا جدًا فاطلب من النموذج أن يقتبس الأجزاء ذات الصلة قبل أن يلخص. هذا مما تنصح به Anthropic في دليلها لكتابة الأوامر، وهو يقلل خلط التفاصيل.
لا تلصق قبل أن تنتبه: محاضر الاجتماعات تحمل أسماء وأرقامًا وقرارات غير معلنة. لا تلصق ما تمنعه سياسة شركتك، واقرأ ما لا تكتبه لأي شات بوت.
وبعد المحضر قد تحتاج رسالة أدق، ففي أوامر العمل والبريد المهني ما يعينك، وإن كان اجتماعك عن أرقام ففي أوامر تحليل Excel ما يكمله.
المصدر: دليل Anthropic لكتابة الأوامر (Prompting best practices).
